• ✅

  1. سازماندهی با سطل‌ها (Buckets):

  از سطل‌ها برای دسته بندی وظایف بر اساس مرحله، نوع کار یا مسئولیت استفاده کنید. این کار به شما دید کلی از پیشرفت پروژه می‌دهد.
• ✅

  2. بهره‌گیری از برچسب‌ها (Labels):

  برچسب‌ها را برای وظایف رنگی اختصاص دهید تا اولویت، نوع پروژه یا هر معیار دیگری را مشخص کنید. این کار به سرعت اطلاعات مهم را برجسته می کند.
• ✅

  3. تعیین تاریخ سررسید (Due Dates):

  حتماً برای هر وظیفه تاریخ سررسید تعیین کنید. این کار به تیم کمک می کند تا زمان بندی را رعایت کنند و از عقب افتادن کارها جلوگیری شود.
• ✅

  4. تخصیص وظایف (Assign Tasks):

  وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید تا مسئولیت‌ها مشخص شوند و از سردرگمی جلوگیری شود.
• ✅

  5. بهره‌گیری از چک‌لیست‌ها (Checklists):

  از چک‌لیست‌ها برای شکستن وظایف بزرگتر به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت تر استفاده کنید.
• ✅

  6. پیوست کردن فایل‌ها (Attach Files):

  فایل‌های مرتبط با وظایف را به آنها پیوست کنید تا دسترسی به اطلاعات آسان‌تر شود.
• ✅

  7. افزودن توضیحات (Add Descriptions):

  توضیحات دقیقی برای هر وظیفه بنویسید تا همه اعضای تیم درک کاملی از آن داشته باشند.
• ✅

  8. بهره‌گیری از نظرات (Comments):

  از نظرات برای برقراری ارتباط با اعضای تیم و بحث در مورد وظایف استفاده کنید.
• ✅

  9. فعال کردن نوتیفیکیشن‌ها (Enable Notifications):

  نوتیفیکیشن‌ها را فعال کنید تا از تغییرات، نظرات و سررسیدهای نزدیک آگاه شوید.
• ✅

  10. بهره‌گیری از نمای نمودار (Chart View):

  از نمای نمودار برای مشاهده پیشرفت کلی پروژه و شناسایی تنگناها استفاده کنید.
• ✅

  11. بهره‌گیری از نمای زمانبندی (Schedule View):

  از نمای زمانبندی برای مشاهده وظایف بر اساس تاریخ سررسید و مدیریت زمانبندی پروژه استفاده کنید.

• ✅

  12. ادغام با مایکروسافت Teams:

  Planner را با مایکروسافت Teams ادغام کنید تا به راحتی به برنامه‌های خود دسترسی داشته باشید و با تیم خود در یک محیط واحد همکاری کنید.
• ✅

  13. بهره‌گیری از اپلیکیشن موبایل:

  از اپلیکیشن موبایل Planner برای مدیریت وظایف خود در حال حرکت استفاده کنید.
• ✅

  14. راه‌اندازی برنامه‌های تکرارشونده (Recurring Tasks):

  برای وظایفی که به طور منظم تکرار می شوند، برنامه های تکرارشونده ایجاد کنید تا در زمان صرفه جویی شود.

با بهره‌گیری از این تکنیک‌ها، می‌توانید مایکروسافت Planner را به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت وظایف و همکاری تیمی تبدیل کنید. با به کارگیری این ترفند ها، برنامه ریزی کارها به سادگی انجام میشود.

14 تکنیک برای استفاده حرفه‌ای از مایکروسافت Planner

1. بهره‌گیری از رنگ‌ها برای دسته‌بندی وظایف

مثلا می‌توانید از رنگ قرمز برای وظایف فوری، رنگ زرد برای وظایفی که به زودی سررسیدشان فرا می‌رسد و رنگ سبز برای وظایف تکمیل شده استفاده کنید. توجه داشته باشید شما می‌توانید از رنگ های متنوع برای شناسایی وظایف مربوط به مشتریان یا پروژه های خاص استفاده نمایید. برای اضافه کردن برچسب، کافیست در صفحه یک وظیفه، گزینه “برچسب” را انتخاب کنید. هر چه برچسب ها دقیق تر و مرتبط تر باشند، مدیریت پروژه آسان تر خواهد بود. رنگ‌بندی مناسب، به سازماندهی بهتر وظایف کمک شایانی می کند.

2. تعیین مهلت (Deadline) دقیق

حتما از هشدارهای یادآوری مهلت استفاده کنید تا قبل از رسیدن موعد مقرر، به شما اطلاع داده شود. هنگام تعیین مهلت، حتماً زمان کافی برای بازبینی و اصلاح کارها را نیز در نظر بگیرید. بهتر است مهلت ها را با توجه به وابستگی وظایف به یکدیگر تعیین کنید. بهره‌گیری از تقویم Planner می‌تواند به مدیریت بهتر مهلت ها کمک کند. مرور دوره ای مهلت ها و بروزرسانی آنها در صورت نیاز، ضروری است. با تعیین مهلت های واقع بینانه و قابل دستیابی، از ایجاد استرس غیرضروری جلوگیری کنید.

3. بهره‌گیری از چک لیست‌ها در وظایف

هر وظیفه می‌تواند شامل چندین زیر مجموعه با تیک باکس باشد. اعضای تیم میتوانند به راحتی با دیدن تیک ها، پیشرفت کار را دنبال کنند. چک لیست ها مخصوصا برای وظایف تکراری بسیار مفید هستند. از چک لیست ها برای اطمینان از رعایت استانداردها و رویه ها استفاده کنید. چک لیست های خوب طراحی شده، به کاهش خطا و افزایش کیفیت کار کمک می کنند.

4. تعیین اولویت برای وظایف

Planner گزینه های مختلفی برای تعیین اولویت ارائه می دهد. اولویت های بالا را در ابتدای لیست قرار دهید تا همیشه در معرض دید باشند. اولویت بندی موثر، به افزایش بهره وری و مدیریت زمان کمک می کند. اولویت ها را به طور منظم بازبینی و در صورت نیاز تغییر دهید. با تمرکز بر وظایف با اولویت بالا، نتایج بهتری کسب خواهید کرد.

5. اختصاص دادن وظایف به افراد مشخص

با اختصاص وظایف به افراد مشخص، پاسخگویی را افزایش دهید. از Planner برای پیگیری وظایف اختصاص داده شده به هر فرد استفاده کنید. در صورت نیاز، می‌توانید چند نفر را به عنوان مسئول انجام یک وظیفه تعیین کنید. توزیع عادلانه وظایف، به ایجاد تعادل در حجم کار کمک می کند. واضح بودن مسئولیت ها، از بروز سوء تفاهم و دوباره کاری جلوگیری می کند.

6. بهره‌گیری از توضیحات دقیق برای وظایف

توضیحات دقیق و کامل برای هر وظیفه، به افراد کمک می‌کند تا به درستی متوجه شوند که چه کاری باید انجام دهند و از بروز اشتباهات جلوگیری شود. در توضیحات، هدف از انجام وظیفه و انتظارات خود را به طور واضح بیان کنید. از لینک ها و فایل های مرتبط در توضیحات استفاده کنید. به طور منظم توضیحات را بررسی و در صورت نیاز بروزرسانی کنید. توضیحات خوب، به کاهش سوالات و ابهامات کمک می کنند. با ارائه توضیحات دقیق، انجام وظایف را برای اعضای تیم آسان تر کنید.

7. پیگیری پیشرفت وظایف

به طور منظم پیشرفت وظایف را پیگیری کنید تا از روند صحیح پروژه مطمئن شوید و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی را انجام دهید. از نمودارهای پیشرفت Planner برای بررسی وضعیت کلی پروژه استفاده کنید. با اعضای تیم در مورد پیشرفت وظایف به طور منظم گفتگو کنید. در صورت تاخیر در انجام وظایف، علت را بررسی و راه حلی پیدا کنید. با پیگیری دقیق، می‌توانید مشکلات را در مراحل اولیه شناسایی و رفع کنید.

8. بهره‌گیری از نظرات و گفتگو در وظایف

از بخش نظرات در هر وظیفه برای بحث و تبادل نظر با اعضای تیم استفاده کنید. این کار به شفافیت بیشتر و حل سریعتر مشکلات کمک می‌کند. از نظرات برای ارائه بازخورد و راهنمایی به اعضای تیم استفاده کنید. از نظرات برای مستندسازی تصمیمات و توافقات استفاده کنید. به طور منظم نظرات را بررسی کنید و به سوالات پاسخ دهید. با بهره‌گیری از نظرات، ارتباط موثرتری با اعضای تیم برقرار کنید. بخش نظرات، فضایی برای تبادل ایده و حل مسائل به صورت تیمی فراهم می کند.

9. بهره‌گیری از Planner در مایکروسافت Teams

ادغام Planner با مایکروسافت Teams، امکان دسترسی آسان و سریع به برنامه‌ها و وظایف را فراهم می‌کند. با این ادغام، می‌توانید به راحتی وظایف را اختصاص دهید، پیشرفت را پیگیری کنید و با اعضای تیم در مورد وظایف گفتگو کنید. با افزودن Planner به عنوان یک تب در کانال Teams، دسترسی را برای همه اعضا آسان تر کنید. از نوتیفیکیشن های Teams برای اطلاع رسانی در مورد تغییرات وظایف استفاده کنید. ادغام Planner با Teams، همکاری تیمی را بهبود می بخشد. با بهره‌گیری از این ادغام، می‌توانید تمام ابزارهای مورد نیاز خود را در یک مکان داشته باشید. Planner در Teams، مدیریت پروژه را ساده تر و کارآمدتر می کند. با ادغام این دو ابزار، می‌توانید از حداکثر توانایی های هر دو بهره مند شوید.

10. بهره‌گیری از نمای نمودار (Chart View)

نمای نمودار در Planner، یک دید کلی از وضعیت پروژه را به شما ارائه می‌دهد. با بهره‌گیری از این نما، می‌توانید به سرعت ببینید که چه تعداد وظیفه در حال انجام، تکمیل شده یا عقب افتاده است. از نمودارها برای شناسایی مشکلات احتمالی و اتخاذ تصمیمات آگاهانه استفاده کنید. نمای نمودار، اطلاعات را به صورت بصری و قابل فهم ارائه می دهد. با بهره‌گیری از این نما، می‌توانید پیشرفت پروژه را به ذینفعان نشان دهید. با بهره‌گیری از نمای نمودار، می‌توانید نقاط قوت و ضعف پروژه را شناسایی کنید. نمای نمودار، ابزاری ارزشمند برای مدیریت و نظارت بر پروژه است.

11. بهره‌گیری از نمای تقویم (Calendar View)

با بهره‌گیری از تقویم، می‌توانید وظایف را بر اساس تاریخ سررسید مرتب کنید. با بهره‌گیری از نمای تقویم، می‌توانید برنامه زمانی پروژه را بهینه سازی کنید. با بهره‌گیری از نمای تقویم، می‌توانید زمان بندی پروژه را به ذینفعان نشان دهید. نمای تقویم، ابزاری کاربردی برای مدیریت زمان و برنامه ریزی است.

12. بهره‌گیری از برنامه‌های متعدد (Multiple Plans)

برای هر پروژه یا تیم، یک برنامه جداگانه ایجاد کنید. با بهره‌گیری از برنامه های متعدد، می‌توانید دسترسی کاربران را به اطلاعات محدود کنید. با بهره‌گیری از این ویژگی، می‌توانید وظایف را به طور موثرتر مدیریت کنید. برنامه های متعدد، انعطاف پذیری بیشتری در مدیریت پروژه ها به شما می دهند. با بهره‌گیری از این قابلیت، می‌توانید حجم کار را بین تیم ها توزیع کنید.

13. بهره‌گیری از Power Automate برای خودکارسازی وظایف

با بهره‌گیری از Power Automate، می‌توانید بسیاری از وظایف تکراری در Planner را خودکار کنید. مثلا می‌توانید یک جریان کاری ایجاد کنید که به طور خودکار یک وظیفه جدید را ایجاد کند هر زمان که یک ایمیل خاص دریافت می‌کنید. با بهره‌گیری از Power Automate، می‌توانید نوتیفیکیشن ها را خودکار کنید. از Power Automate برای یکپارچه سازی Planner با سایر برنامه ها استفاده کنید. با خودکارسازی وظایف، زمان و تلاش زیادی را صرفه جویی کنید. با بهره‌گیری از Power Automate، می‌توانید خطاهای انسانی را کاهش دهید. خودکارسازی وظایف، به شما اجازه می دهد تا روی کارهای مهم تر تمرکز کنید.

14. بایگانی کردن برنامه‌های تکمیل شده

پس از اتمام یک پروژه، می‌توانید برنامه مربوطه را بایگانی کنید تا از شلوغ شدن لیست برنامه‌های فعال جلوگیری کنید. برنامه‌های بایگانی شده همچنان قابل دسترسی هستند، اما به طور پیش‌فرض در لیست برنامه‌ها نمایش داده نمی‌شوند. بایگانی کردن برنامه ها، مدیریت Planner را آسان تر می کند. با بایگانی کردن برنامه ها، می‌توانید فضای کاری خود را سازماندهی کنید. برنامه های بایگانی شده، همچنان قابل جستجو و بازیابی هستند. با بایگانی کردن برنامه ها، از حذف تصادفی داده ها جلوگیری کنید. با بهره‌گیری از این قابلیت، می‌توانید اطلاعات مهم را به طور ایمن ذخیره کنید.